Thế nào là văn phòng ảo? Khi thuê văn phòng ảo thì cần lưu ý những gì?

Dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê văn phòng, chi phí nhân viên lễ tân, các thiết bị văn phòng & các chi phí tiện ích khác.

Ngày đăng: 31-05-2018

191 lượt xem

Văn phòng ảo

Hình ảnh một văn phòng ảo điển hình

 

Văn phòng ảo là một địa chỉ văn phòng cho thuê làm địa chỉ kinh doanh của công ty bạn. Văn phòng này có tất cả các tiệc ích của một văn phòng chuyên nghiệp: Nhân viên lễ tân trả lời điện thoại, có phòng họp với nhiều sức chứa, có phòng tiếp khách, dịch vụ viễn thông và mọi trang thiết bị văn phòng để bạn sử dụng. Sự khác biệt đối với loại hình văn phòng ảo với văn phòng truyền thống là bạn và tất cả các nhân viên khác không nhất thiết phải luôn ở tại văn phòng mà có thể làm việc ở bất cứ nơi nào khác. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê văn phòng, chi phí nhân viên lễ tân, các thiết bị văn phòng và các chi phí tiện ích khác…

 

Hiện nay, văn phòng ảo hay còn gọi là văn phòng chia sẻ là một loại hình dịch vụ đã khá quen thuộc trên thị trường. Nhất là đối với các thành phố lớn, nơi rất đông dân cư, cơ sở hạ tầng đắt đỏ và chi phí sinh hoạt cao, vì thế mà dịch vụ văn phòng này đang rất được ưa chuộng.

>>> Xem thêm văn phòng ảo là gì?

 

Những ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo:

- Ưu điểm:

  • Tiết kiệm chi phí
  • Không cần đầu tư trang thiết bị, nội thất cho văn phòng.
  • Vị trí ở trung tâm và dễ tìm kiếm
  • Xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng, đối tác
  • Dịch vụ văn phòng chuyên nghiệp
  • Có nhiều cơ hội gặp gỡ các doanh nghiệp khởi nghiệp khác

 

- Nhược điểm:

  • Muốn gặp khách hàng, đối tác phải báo trước
  • Điện thoại viên của văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại dựa vào tên công ty đăng ký kinh doanh của bạn. Những cuộc gọi đến sẽ chuyển đến số điện thoại của bạn hoặc lấy tin nhắn và gửi đến cho bạn.
  • Văn phòng ảo sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập và các doanh nghiệp tại gia thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp mà không phải chi trả chi phí cao cho không gian làm việc..
  • Ngoài ra, còn đảm bảo mức ngân sách sử dụng thấp nhất để xây dựng và duy trì bô máy doanh nghiệp mà bạn hy vọng một ngày mở rộng.

 

Văn phòng ảo phù hợp với những doanh nghiệp nào?

 

Lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo luôn là một biện pháp hoàn hảo và tối ưu đối với các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp có vốn đầu tư còn ít.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một trụ sở để đăng ký kinh doanh, tiếp khách hàng, tư vấn, kí kết hợp đồng và giao dịch với khách hàng thì văn phòng ảo là một lựa chọn hoàn hảo.

Các chủ doanh nghiệp với mong muốn cân đối tài chính hợp lý để có thể duy trì chờ thời cơ phục hồi và phát triển thì lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo sẽ phần nào tiết kiệm chi phí cho công ty.

Dịch vụ văn phòng ảo hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng vẫn còn đắt đỏ như hiện nay. Chỉ cần khoảng 1 triệu đồng mỗi tháng, các công ty đã sở hữu cho mình một văn phòng tại trung tâm thành phố để có thể đăng kí địa chỉ kinh doanh, địa chỉ giao dịch, tiếp khách, hội họp….

Hình thức làm việc này hạn chế tối đa các chi phí phát sinh không cần thiết nhưng vẫn đem lại hiệu quả công việc và một bộ mặt uy tín cho công ty.

Ngoài ra, các dịch vụ văn phòng ảo còn cung cấp các dịch vụ như phòng họp, chỗ ngồi làm việc, cho thuê nhân viên đại diện….

Chính vì thế các doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các công việc kinh doanh quan trọng như bán hàng, thu hồi công nợ, kĩ thuật,..Những việc ít quan trong như điện thoại, công văn, thư kí, ghi chép sổ sách kế toán, kê khai thuế đều có thể làm ngoài.

Ngoài ra, khi các doanh nghiệp lớn dần lên có tiềm lực mở rộng văn phòng công ty thì vẫn có thể sử dụng văn phòng ảo để làm chi nhánh.

 

Những vấn đề cần lưu ý khi thuê văn phòng ảo :

 

“Ảo” cũng có ưu và nhược điểm của nó. Một mặt, nó đòi hỏi rất ít vốn đầu tư ban đầu. Mặt khác, nó có khả năng tạo ra một chút khoảng cách giữa bạn và khách hàng cũng như hạn chế mặt đối mặt truyền thông với các nhân viên hoặc khách hàng của bạn.

Ngoài ra, muốn gặp khách hàng hay đối tác phải hẹn trước và thời gian tiếp khách bị bó buộc theo số giờ đã đăng ký.

Lo ngại vấn đề pháp lý, đặc biệt là thủ tục đăng ký kinh doanh cho văn phòng ảo. Bởi lẽ, văn phòng ảo là thuật ngữ không có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không có mặt thường xuyên tại văn phòng nhưng nếu đăng ký kinh doanh đúng pháp luật, vẫn có giao dịch đầy đủ với khách hàng thì không có luật nào cấm.

(Địa Ốc Kim Quang nguồn tổng hợp).

bình luận (0)

Gửi bình luận của bạn
Captcha
loader
Tin liên quan

Fanpage Kim Quang